In 60 Sekunden
Rechnet Personen × Nächte, nicht „wird schon reichen“. Unterkunft, Essen, Transfer, Material, Versicherung, Puffer. Mitarbeitende essen und schlafen mit – das gehört in die Summe, auch wenn sie keinen Beitrag zahlen.
Checkliste
- Alle Kostenblöcke stehen in einer Tabelle.
- Puffer (oft 8–15 %) für Nachkauf, kaputtes Material, Preissteigerung.
- Zuschüsse beantragt oder bewusst nicht eingerechnet.
- Träger hat die Kalkulation gesehen.
- Eigenes Konto oder klare Kontierung, keine private Vermischung.
Zum Vertiefen
Geldgespräche gelten in manchen Teams als unfein, solange „die Sache“ stimmt. Genau das rächt sich, wenn am Donnerstag das Essen knapp wird oder der Bus die Nachzahlung nicht verzeiht. Eine Kalkulation ist kein Misstrauen gegen Idealismus. Sie ist die Bedingung dafür, dass Idealismus die zweite Woche überlebt.
Unterscheidet Fixkosten und variable Kosten. Haus oder Zeltplatz, oft der Bus, häufig eine Versicherungspauschale: Das teilt sich durch die Zahl der Teilnehmenden. Essen, Eintritte, Verbrauchsmaterial steigen mit jeder Person. Mitarbeitende zählen in Betten und Tellern mit, zahlen aber oft keinen Beitrag. Vergesst ihr das, subventioniert ihr das Team heimlich aus dem Teilnehmerpreis – oder es fehlt am Ende. Beides ist ungerecht, nur gegenüber anderen Menschen.
Rechnet mit Nächten und mit Tagen. An- und Abreise sind volle Verpflegungstage, auch wenn ihr eine Nacht weniger im Haus seid. Was ihr von zu Hause mitnehmt, ist trotzdem Geld. Der Kalkulationsrechner setzt grobe Größenordnungen; ersetzt sie durch Angebote, sobald ihr welche habt. Pauschalen aus dem Kopf gehören nicht in die Tabelle – aktuelle Angebote schon.
Was teuer macht – und was ihr ehrlich drücken könnt
Saison und Region. Selbstversorger gegen Vollpension. Buskilometer gegen Bahn. Kleine Gruppen, in denen sich derselbe Bus durch zwölf statt durch vierzig teilt. Sonderaktionen, die in der Ausschreibung klein wirken und in der Summe groß sind: Therme, Kletterhalle, Skipass, drei Museumstage. Citytouren wirken billig, bis ÖPNV, Imbiss und Eintritte dreimal am Tag zusammenkommen. Ski wirkt in der Ausschreibung teuer und ist oft ehrlicher als ein „günstiges“ Haus, in dem ihr jeden Tag nachkaufen müsst.
Den Beitrag könnt ihr senken, ohne unanständig zu werden: mehr Teilnehmende, wenn Aufsicht und Haus das tragen; kürzere Dauer; kluger Selbstversorgerplan; Material leihen; Zuschüsse, die ihr rechtzeitig beantragt. Nicht: Team ohne Essen, dubiose Busunternehmen, null Puffer, Allergikeressen „wird sich finden“. Ein Puffer von acht bis fünfzehn Prozent fängt Nachkauf, kaputtes Spiel, Diesel und die eine Rechnung, die niemand auf dem Schirm hatte.
Der Geldfluss selbst braucht Langeweile: eigene Kontierung oder Freizeitkonto, keine Vermischung mit dem privaten Giro der Leitung. Anzahlung und Rest mit Daten in der Ausschreibung. Wer nicht zahlt, ist nicht stillschweigend dabei. Nach ein paar Tagen vor Ort eine Zwischenkalkulation: Reicht es, oder müssen Kiosk und Stadtbummel enger werden? Die Endabrechnung gehört zur Nachbereitung, nicht in die Schublade.
Nächster Schritt
Wenn die Zahl steht: Ausschreibung und digitale Anmeldung.