In der Regel verantwortet ein Vorstand (dort ggf. der Rechnungsführer) das finanzielle Risiko einer Freizeit; insofern ist es notwendig, eine transparente Kalkulation aller erwartungsgemäßen Freizeitkosten vorzulegen und „absegnen“ zu lassen.
Außerdem sollte der Teilnehmerpreis anhand einer Kalkulation ermittelt werden. Es versteht sich hoffentlich von selbst, dass die Summe der Einnahmen die Summe sämtlicher Ausgaben decken sollte.
Was ist im Vorfeld zu bedenken
- Wo wird die Freizeit stattfinden? (Australien ist in der Regel teurer als der 30 Kilometer entfernte Ort in waldiger Umgebung).
- Wie viele Personen (Teilnehmer und Mitarbeiter) sollen kalkuliert werden?
- Wie viele fahren kostenfrei oder bezahlen einen reduzierten Beitrag? (z. B. Mitarbeiter)
- Welche Kostengrenze sollte die Freizeit nicht überschreiten? Was erscheint im Vergleich mit anderen Anbietern günstig und trotzdem attraktiv? Es sollte eine hohe Wahrscheinlichkeit bestehen, die Freizeit auch voll zu belegen. Das ist unter anderem mit einem attraktiven Teilnahmepreis zu erzielen. Noch einzuarbeitende Zuschüsse (staatliche Zuwendungen, Spenden, Erlöse aus Aktionen) gehen hierfür in die richtige Richtung.
- Auf die Summe aller freizeitrelevanten Kosten wird empfohlenermaßen eine Sicherheit von 5 - 10 % geschlagen, die Verluste abfedern soll, wenn die Freizeit nicht voll belegt wird.
- Damit Verträge verbindlich abgeschlossen und notwendige Einkäufe getätigt werden können, sollte die Freizeitkalkulation von finanzverantwortlicher Seite des Trägers (z.B. Rechnungsführer des Vorstandes etc.) abgesegnet werden. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte auf die offerierten Angebote eine Option gehalten werden bis zur verbindlichen Reservierung bzw. bis zum Abschluss eines Vertrages.
Was verursacht Freizeitkosten
(nach Möglichkeit konkrete Kostenvoranschläge schriftlich einholen)
- Unterkunft
- Transfer (Kleinbusse, Bahn, Reisebus, Flugzeug etc.)
- Mahlzeiten (Lebensmittelversorgung wird tendenziell günstiger, je mehr zahlende Personen an der Freizeit teilnehmen. Die Höhe der Kosten liegt natürlich am Niveau der kulinarischen Versorgung. Gibt es z. B. täglich Frisches wie Salat; gibt es Extraessen für Vegetarier; wird bei den Einkäufen der Markenname immer mitbezahlt, sind Partygetränke und Salzgebäck einberechnet?) Ich schlage einen Pro-Tag-und-Teilnehmer-Satz zwischen 3,00 und 5,00 EUR vor. Die Preise sind dann realistisch, wenn länger haltbare Waren im Vorfeld beim Großhändler oder Billig-Discounter eingekauft werden.
- Programmkosten (Miete für Segelboote; Spielmaterialien; Tagesbustouren; Freizeitparkbesuche etc.)
- Touristensteuer (Fremdenverkehrssteuer), ggf. Kurtaxe
- Energiekosten
- Endreinigung
- Ggf. Honorare für besondere Dienstleistungen (z.B. Schauspieler für den Theaterworkshop)
- PKW-Kilometergeld (um für Einkäufe; Krankenfahrten etc. einen PKW vor Ort zu haben)
- Verwaltungskosten zwischen 2,00 € und 3,00 € pro Versorgungstag (Briefe, Kopien, Telefonate, Porto, allgemeine Versicherung, Kosten für Freizeitvor- und Nachtreffen etc.)
Verwaltungskosten werden nur für Teilnehmer und Mitarbeiter der Freizeit berechnet, die einen wie auch immer gestaffelten Beitrag bezahlen; Hauptamtlicher und Küchenverantwortlicher zahlen keinen Beitrag und werden demnach auch nicht bei den Verwaltungskosten mitgerechnet. - Kosten aus für diese Freizeit zusätzlich abgeschlossenen Versicherungen
- Zusätzliche Kosten durch den Währungsumtausch bei Auslandsfahrten, wo vor Ort nicht in Euro bezahlt werden kann.