Damit eine verbindliche Anmeldung erfolgen kann, benötige ich so etwas wie ein Vertragspapier (eine Freizeitanmeldung ist genauso genommen ein Vertragsabschluss).
Diese Ausschreibung sollte zugleich auch als Werbeträger fungieren. Jetzt muss nur noch auf allen Kanälen der Werbekunst dafür Sorge getragen werden, dass in ausreichendem Maß für Kinder bzw. Jugendliche die Freizeitverträge abgeschlossen werden.
Unmittelbar nachdem vom Träger die kalkulierte Freizeit abgesegnet wurde – und wenn das Mitarbeiterteam (so es sich schon konstituiert hat) der Kalkulation und damit den Teilnahmepreisen ebenfalls seinen Segen gegeben hat, sollte eine möglichst ansprechend gestaltete Ausschreibung gestaltet werden.
Es ist zu beachten, dass viele Familien ihren Urlaub bereits zu Beginn eines Jahres planen; somit ist zu empfehlen, dass für eine Freizeit in den Sommerferien die Ausschreibung schon im Januar vorliegen sollte.
Die Auswahl von Papier und Farbe, repräsentative Bildern und vielleicht eine besonders auffällig gestaltete/ gefaltete Darreichungsform (z.B. dreieckig; extrem lang und schmal; als Heftchen kombiniert mit den Ausschreibungen anderer Freizeiten desselben Trägers; am oberen Rand mit Wellenlinien versehen; den Rand abgekokelt, dass es nach Schatzkarte aussieht etc.) schaffen eine auffällige, attraktive Darreichungsform, die hoffentlich schon erste Rückschlüsse auf die wohl ebenso liebe- und geschmackvoll geplante Freizeit zulässt.
Die folgenden Punkte sollten in jeder Ausschreibung Beachtung finden:
- Wer veranstaltet die Freizeit?
- Wohin führt die Freizeit (Orte/ Land/ Gebiet)
- Von wann bis wann findet die Freizeit statt?
- Was kostet die Freizeit und welche Leistungen sind in diesem Preis inbegriffen? Hier auch darauf hinweisen, in welcher Weise der Transfer erfolgt.
- Wer ist für die Durchführung der Freizeit verantwortlich? (Freizeitleitung +
Team) - Kurzer Ausschreibungstext, aus dem hervorgeht, von welchem Charakter die
angebotene Freizeit ist, welche Besonderheiten geplant sind, wie sich die
Altersspanne der Teilnehmer darstellt, so wie die Anzahl aller Mitfahrenden. - Hinweis auf die allgemeinen Freizeitbedingungen (…und wo sie komplett
eingesehen werden können.) - Hinweis auf das Vorbereitungstreffen
- Ggf. Hinweis auf eine zu erfolgende Anzahlung auf den Freizeitpreis, womit
die Anmeldung gültig wird. - Abfrage des Namens, Geburtsdatums, der Adresse des Teilnehmers sowie
Datum und Unterschrift der Erziehungsberechtigten - Ggf. kann der Hinweis erfolgen, dass Sicherungsscheine im Falle der Insolvenz
des Trägers in ausreichender Anzahl von der Freizeitleitung mitgeführt werden.
Es ist empfehlenswert, beispielsweise auf der Rückseite der Ausschreibung die eigenen Freizeitbedingungen abzudrucken. Wenn das nicht möglich oder nicht gewünscht ist, muss ein Vermerk auf die Ausschreibung, wo und wann die Freizeitbedingungen einzusehen sind.
Die Ausschreibung soll natürlich nicht nur in papierner Form im Haus des Trägers ausliegen, sondern zum Teil abgeändert als Werbetext...
- auf der eigenen Website erscheinen (sofern vorhanden),
- in Organen übergeordneter Träger (z. B. Landesjugendring etc.) veröffentlicht
werden, - allen Teilnehmern bereits erfolgter Freizeitmaßnahmen zugesandt werden,
sofern sie altersgemäß als neue Teilnehmer (noch) passen, - als Presseerklärung den örtlichen Printmedien und ggf. Radiostationen
zugesandt werden, - an Gruppenteilnehmer und Besucher des Trägers verteilt werden,
- bei einer Aktion des Trägers (z. B. Frühjahresfest etc.) auf die Freizeitangebote
hingewiesen werden, - als Flugblatt-Aktion z. B. in Innenstädten und Einkaufszentren an Familien
verteilt werden, - über Multiplikatoren (Mitarbeiter, schon gewonnene Teilnehmer) Mundpropaganda betrieben werden. Eine überzeugende Mundpropaganda ist Goldwert. Beispielsweise freuen sich Teilnehmer, wenn sie einen alten Freund oder lieben Klassenkameraden dazu bewegen können, sich auch
anzumelden. Dann kennt man schon mal jemanden. - Plakate und Ausschreibung in Sozialämtern, Schulen, Horten, bei anderen
Trägern der Jugendhilfe auslegen, - Plakate und Ausschreibungen in Spielhäusern, Jugendfreizeitstätten, bei
Kinderärzten etc. auslegen, - möglichst breit Mitarbeiter der (sozialen) Familienhilfe (Jugendamt) über die
Freizeitangebote informieren…