Immer wenn Mitarbeiter untereinander in Kommunikation treten, beginnt das Team zu arbeiten, sei es im Vorfeld, wo z. B. der Freizeitleiter etwas bekannt gibt und die Teamer es kritisch zur Kenntnis nehmen. Sei es, wo zwei Mitarbeiter gemeinsam etwas anleiten und behutsam darauf achten, sich möglichst ideal zu ergänzen oder wo in einer Mitarbeiterrunde gemeinsam beraten und entschieden wird.
Wie zufrieden stellend diese Dynamik für alle Beteiligten vonstatten geht, ist oftmals entscheidend für den Erfolg einer Freizeit.
- Im besten Fall setzt sich das Mitarbeiterteam in demokratischen Prozessen mit allen relevanten Fragen der Freizeit auseinander und trifft Entscheidungen.
- Trotzdem sollte der Freizeitleiter (ob seiner rechtlich relevanten Aufsichtspflicht, seiner Repräsentation des Trägers und dem finanziellen Rahmen entsprechend) im Team das Selbstverständnis erzeugen, dass es Fragestellungen gibt, wo er sich auch gegen den Mehrheitsbeschluss des Teams hinwegsetzen können muss.
- Im Team sollen Marksteine des pädagogischen Umgangs mit Kindern und/ oder Jugendlichen gesetzt werden, im besten Fall soll ein pädagogischer Stil gefunden werden, den alle Mitarbeiter teilen können. Dazu gehört die Aufstellung der Freizeitregeln und eines Maßnahmenkatalogs, welche Konsequenzen bei Regelverletzungen erfolgen; dazu gehört die Benennung des Maßes an Toleranz, der Stil des kommunikativen Umgangs etc.
- Im Team sollen rechtliche Einschränkungen (Aufsichtspflicht) gründlich thematisiert werden.
- Im Team soll gewährleistet sein, dass jedes Teammitglied zumindest Grundkenntnisse in Erster Hilfe beherrscht.
- Im Team soll das Was, Wann, Wie häufig und Wie intensiv von Programmpunkten abgestimmt und die Verantwortlichkeit für Programmpunkte einzelnen Mitarbeitern zugeteilt werden.
- Im Team sollen Planungsstände („Ist der Katalog mit den Bildern der Unterkunft endlich geschickt worden?“ - „Ich habe einen preiswerten Busunternehmer aufgetan!“) ausgetauscht werden.
- Wenn es der Zeitplan und eine unaufwändige Anreise (ggf. das Budget) zulässt, ist zu begrüßen, dass das Team eine (ggf. zwei) seiner Planungssitzungen am Ort der Freizeit durchführt. Das kann z.B. in Form eines gemeinsam vor Ort verbrachten Planungswochenendes geschehen.
Die Unterkunft mit seiner Raumstruktur kennen lernen, Gefahrenquellen vor Ort frühzeitig auffinden und ggf. beseitigen, die weitere Umgebung mit ihren Spiel- und Aktionsmöglichkeiten kennen lernen, mit Heimleitern etc. in persönlichen Kontakt treten, für das Team eine (gruppendynamisch relevante) längerfristige Aktion (im Gegensatz zu einer zweistündigen Mitarbeiterrunde im Vereinshaus) durchführen – all dies spräche für eine intensive Freizeitvorbereitung vor Ort. Selbstverständlich ist bei längeren Anfahrten (z. B. Jugendfreizeit ins Ausland) diese Vorbereitungsform kaum möglich. Da ist dann eben die eine oder andere Flexibilität mehr gefordert, wenn man mit der gesamten Gruppe schließlich vor Ort ist. - Es ist nicht nur legitim, sondern geradezu begrüßenswert, wenn im Vorfeld einer Freizeit eine „Mitarbeiter-Wohlfühlaktion“ oder ein „Mitarbeiter-Wohlfühlwochenende“ veranstaltet wird. Bei diesem geht es vordergründig nicht um die Planung von Inhalten der anstehenden Freizeit, sondern ausschließlich darum, den Gruppen- und Teamgeist dieser zusammengekommenen Mitarbeiter zu fördern mit einem bunten Programm aus Vertrauensübungen, Interaktionsspielen, Spaßaktionen, gemeinsamer Einnahme von Mahlzeiten, ungezwungenen Gesprächen etc.
Ein in sich funktionierendes, im Vertrauen aufeinander konstituiertes Team ist die halbe Freizeit! - Bereits im Vorfeld sollte verabredet werden, dass sich jeder Mitarbeiter auch permanent als Unterstützender sieht, wenn gerade ein anderer Mitarbeiter eine Aufgabe ausführt.
Wenn etwa ein frisch gebackener Mitarbeiter erstmals eine Spielrunde anleitet, dann sollten die übrigen Teamer sich dabei nicht zurücklehnen und auch zu Teilnehmern werden, sondern sensibel dafür sein, ob die Situation gerade eine positive Verstärkung erfordert: „Ja, geil, auf dieses Spiel freue ich mich schon die ganze Zeit.“ (kann halblaut fallen gelassen werden) oder dass eine Unterstützung bei negativen Reaktionen oder Verhalten der Teilnehmer gegensteuert: „Kommt jetzt bitte auch her, wir möchten loslegen, okay?“ oder „Werdet bitte ruhig, Gustav will jetzt das Spiel erklären.“ oder „Was stöhnste denn gleich so, mach doch erstmal mit, du wirst sehen… das wird tierisch witzig.“ etc.
Sensibel dafür sein schließt selbstverständlich mit ein, zu erkennen, dass häufig eine zusätzliche Unterstützung gar nicht notwendig ist, weil der ausführende Mitarbeiter alles bestens im Griff hat; eine gut gemeinte aber zu früh oder zu intensiv erfolgende Unterstützung könnte auch das Gegenteil bewirken, nämlich einen Autoritätsverlust des „Kollegen“, der erst einmal allein versuchen sollte, sich durchzusetzen.
Die Unterstützung sollte tendenziell so zart und unterschwellig erfolgen, dass sie eher zur positiven Atmosphäre beiträgt als zu reglementieren.
Jeder Mitarbeiter, der etwas ausführt, seien es Ansagen, Spiel- oder Aktionsanleitungen etc. benötigt im Team das fortwährende Gefühl, nie mit etwas völlig alleingelassen zu sein.