Aufgrund des sensiblen Themas möchte ich möglichst originalgetreu am jeweiligen Quelltext bleiben; sollte nach meinem Empfinden eine Erläuterung oder Ergänzung meinerseits hilfreich sein, setze ich sie kursiv in Klammern.

Haftpflichtversicherung:

Praktisch jeder Verein oder Jugendverband, auch die Kirchen (…) hat eine besondere Haftpflichtversicherung für die Arbeit, insbesondere die Jugendarbeit, abgeschlossen. Niemand sollte in einem Zusammenschluss Verantwortung übernehmen, wenn eine Haftpflichtversicherung fehlt.

Die von Vereinen etc. abgeschlossene Haftpflichtversicherung deckt regelmäßig (…) die gesetzliche Haftung des Leiters einer Gruppe etc. sowohl für sein eigenes Verschulden als auch für Schäden aus der vertraglich übernommenen Aufsichtspflicht (sowie) des einzelnen Vereinsmitgliedes, wenn der Schadensfall anlässlich einer Vereinsveranstaltung eintritt.

(Im Falle einer Freizeit deckt die Versicherung die gesetzliche Haftung des einzelnen Teilnehmers, wenn er namentlich und mit Geburtsdatum vor Antritt der Ferienmaßnahme der entsprechenden Versicherung gemeldet ist.)

Die Haftpflichtversicherung ersetzt nur den Zeitwert einer Sache, nicht den Neuwert.

(also nur die Reparatur oder den Geldwert, um eine gleiche Sache in gebrauchtem Zustand wiederzubeschaffen).

Im Bezug auf Haftungsausschluss ist unbedingt zu beachten, dass die Versicherung Haftpflichtschäden an gemieteten Sachen bis zu einem Höchstbetrag (unter Angabe der Eigenleistung des Verursachers) mit einschließen sollte.

Schäden an (gemieteten) Gebäuden sind bis zu einem Höchstbetrag (evtl. mit Eigenleistung) versichert.
Zumindest dies sollte im Vertrag stehen, sonst bietet er keinen ausreichenden Schutz für den Leiter.

Sind mehrere Personen im gleichen Vertrag versichert, so sind die gegenseitigen Ansprüche meist nicht versichert.

Es versteht sich von selbst, dass dieser Passus in der (die Freizeit abdeckenden) Versicherung abgeändert sein sollte.
Es muss zumindest die Haftung „natürlicher Personen“ versichert sein, die im gleichen Vertrag versichert sind (das sind die Teilnehmer untereinander), sowie die Haftung des Leiters gegenüber den Teilnehmern. Ist dies nicht der Fall und kann auch nicht abgeändert werden, wird geraten, keine Verantwortung auf dieser Freizeit zu übernehmen.

Plant eine Gruppe eine Auslandsfahrt, muss rechtzeitig geprüft werden, ob ihr Vertrag Auslandsdeckung vorsieht; anderenfalls bedarf es einer Zusatzversicherung.

Für die Absicherung von Unterkünften sollte man sich von der Versicherung eine schriftliche Auskunft geben lassen, inwieweit Schadensfälle an den Gebäuden gedeckt sind. Möglicherweise kann gegen geringe Gebühr für die Einzelmaßnahme eine (ausreichende) Deckung vereinbart werden.

Lässt sich nicht mehr feststellen, wer von mehreren Teilnehmern den Schaden verursacht hat, kann dennoch die Versicherung in Anspruch genommen werden, auch wenn keine Verletzung der Aufsichtspflicht vorliegt.

Voraussetzung ist aber, dass die Versicherung nicht nur die Haftung des Leiters, sondern auch der Betreuten übernimmt, dass als Schadensverursacher nur versicherte Personen in Betracht kommen und dass ausgeschlossen werden kann, dass der Geschädigte als Schadensverursacher in Betracht kommt.

Schadensmeldungen sind unverzüglich vorzunehmen. Meist ist eine Frist (vertraglich) bestimmt. Es empfiehlt sich, diese für alle Fälle vorher einzusehen. Fristversäumnis kann ein Verweigerungsgrund für die Versicherung sein.

Besonders bei schweren Unfällen (z.B. mit Todesfall) ist Meldung per Telegramm (Fax) innerhalb von 24 oder 48 Stunden vorgeschrieben; gerade auch bei der Unfallversicherung.

Erhält z.B. der Vorstand eines Vereins, der Freizeitleiter oder ein Schaden verursachender Teilnehmer Bescheid vom Gericht (Mahnbescheid), sollte (evtl. nach telefonischer Rücksprache mit der Versicherung) Widerspruch eingelegt werden. Noch ist keine Begründung notwendig; es genügt das Aktenzeichen, Name des Antragstellers, Name des Widersprechenden und der Satz: „Gegen diesen Mahnbescheid lege ich Widerspruch ein.“

Es ist nicht erlaubt, einen Schaden ohne Genehmigung der Versicherung anzuerkennen oder gar zu bezahlen. Damit riskiert man den Versicherungsschutz.

Unfallversicherung:

In einer Unfallversicherung (die die Freizeitmaßnahme mit abdeckt) sollten Leistungen zur ärztlichen Behandlung (Behebung der Unfallfolgen) vorgesehen sein, allerdings mit Höchstbetrag und Subsidiarität zur vorhandenen Krankenversicherung

(das heißt, erst die Krankenversicherung des geschädigten Teilnehmers einschalten, wenn die nicht übernimmt, tritt an deren Stelle die Ersatzleistung des Unfallverursachers oder schließlich die Unfallversicherung des Trägers).

Auch Bergungskosten (z.B. nach einem Unfall im unwegsamen Gelände) können mitversichert sein, vielleicht sogar Sonderleistungen wie Fahrten der Eltern zum weit entfernten Krankenhaus, wo der unfallverletzte Teilnehmer behandelt wird, oder Zuschüsse zum Nachhilfeunterricht, wenn der Schüler infolge des Unfalls versäumten Unterrichtsstoff nachholen muss.

Irgendein Verschulden am Unfall ist nicht Voraussetzung für die Leistung;

somit ist auch ein Unfall aus höherer Gewalt versichert; und auch, wenn der Verursacher des Unfalls nicht festgestellt werden kann.

Allerdings kommt keine Leistung in Betracht, wenn das Unfallopfer vorsätzlich oder (meist) grob fahrlässig gehandelt hat.

Krankenversicherung:

Für eine Auslandsfahrt ist eine Krankenversicherung über den Träger der Freizeitmaßnahme sehr anzuraten. Einen Versicherungsschutz im Ausland gibt es zwar in jenen Ländern, mit denen ein entsprechendes Abkommen besteht.

Doch trotzdem kann es immer wieder zu Komplikationen kommen, die bis zur Nichterstattung erheblicher Behandlungskosten führen können.

Der Paragraph 651k im BGB regelt die Insolvenzsicherung. Jeder Reiseveranstalter wird damit verpflichtet, dem Reisenden die Reisekosten und evtl. die Rückreisekosten zu erstatten, wenn der Reiseveranstalter Insolvenz anmelden muss.

Von dieser Sicherungspflicht gibt es auch Ausnahmen:

wenn der Reiseveranstalter nur gelegentlich Reisen anbietet (nicht mehr als 2 Reisen im Jahr),

wenn die Reise nicht länger als 24 Stunden dauert und keine Übernachtung umfasst,

wenn der Reiseveranstalter eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist (z.B. ev. oder kath. Kirche, jüdische Gemeinden, aber auch Städte und Kommunen.)